La gestion efficace des risques est un aspect essentiel de la gestion de projet, car les risques et les incertitudes peuvent avoir des conséquences négatives sur le projet. Il est donc primordial de les identifier dès le début. En identifiant, évaluant et gérant les risques potentiels dès le début, une équipe de gestion de projet peut réduire fortement les impacts coûts et délais et augmenter les chances de réussite pour l’atteinte des objectifs clients. Dans cet article, nous examinerons en détail ces cinq stratégies clés.
Qu’est-ce que la gestion des risques ?
La gestion des risques est un processus systématique qui a pour objectif d’identifier, évaluer et gérer les risques potentiels susceptibles d’entraver la réussite d’un projet, d’une organisation ou d’une activité donnée.
Pourquoi très peu d’entreprises ont des « risk manager » à l’échelle de l’organisation ?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles très peu d’entreprises ont des « risk managers » à l’échelle de l’organisation :
Coût
le coût est un facteur important. Engager un risk manager à temps plein représente un investissement financier conséquent pour une entreprise. Les coûts associés, tels que le salaire, les avantages sociaux et la formation, peuvent dissuader les entreprises d’embaucher un employé dédié à la gestion des risques.
Taille de l’entreprise
Dans de nombreuses petites et moyennes entreprises, la gestion des risques est souvent intégrée aux responsabilités d’autres rôles tels que les responsables de projet, les gestionnaires opérationnels ou les membres de la direction.
Jugement de la pertinence
la nécessité d’un risk manager à part entière peut ne pas être perçue comme cruciale ou justifiée. Enfin, certaines entreprises peuvent ne pas considérer la gestion des risques comme une priorité stratégique ou ne pas en comprendre pleinement les avantages potentiels. Elles peuvent avoir une vision plus réactive et ne réagir aux risques que lorsqu’ils surviennent, plutôt que de les anticiper et de les gérer de manière proactive.
Pourquoi la gestion des risques est peu considéré dans les projets ?
Absence de sensibilisation
Certains responsables de projet et parties prenantes n’ont pas une pleine conscience de l’importance de la gestion des risques ou de ses avantages potentiels. Ils peuvent considérer la gestion des risques comme une tâche supplémentaire ou facultative plutôt que comme une partie intégrante de la gestion de projet.
Contrainte de délai
Dans de nombreux projets, il y a une forte pression pour respecter les délais et les budgets prévus. Cette pression peut amener les équipes de projet à se concentrer davantage sur l’achèvement rapide du projet plutôt que sur l’identification et la gestion des risques potentiels.
Focalisation sur la gestion opérationnelle
Dans certains cas, la gestion opérationnelle quotidienne et les tâches urgentes peuvent prendre le dessus sur la gestion des risques. Les équipes de projet peuvent être submergées par les tâches immédiates et ne pas avoir le temps ou les ressources nécessaires pour se consacrer pleinement à la gestion proactive des risques.
Pourquoi est-il si important de faire de la gestion des risques ?
La gestion des risques a pour but principal de minimiser les conséquences négatives des risques sur les objectifs et d’augmenter les chances pour les atteindre avec succès. Elle consiste à anticiper et à prendre des mesures préventives afin d’éviter les problèmes potentiels, ou à mettre en place des plans d’atténuation afin de réduire l’impact et la probabilité d’occurrence des risques identifiés.
La gestion efficace des risques implique une évaluation rigoureuse afin de hiérarchiser et de se concentrer sur les risques les plus critiques. Elle ne se limite pas à l’identification des risques, mais nécessite également une surveillance continue, une remise en question et une adaptation aux changements de l’environnement du projet ou de l’organisation.
Les objectifs spécifiques de la gestion des risques peuvent varier en fonction du contexte et des objectifs du projet ou de l’organisation, mais on retrouve généralement un objectif principal :
- Réceptionner les ouvrages dans les délais contractuels : par déduction, anticiper sur les perturbations possibles, améliorer la qualité des décisions, optimiser les performances … etc.
Les 5 stratégies clés pour une gestion efficace des risques
Venons-en au vif du sujet, quels sont les étapes à suivre pour une gestion efficace des risques ?1- Planifier la gestion des risques
La première étape consiste à établir un plan solide pour la gestion des risques depuis la phase lancement du projet. Il est essentiel de documenter toutes les mesures d’atténuation prévues et de désigner les responsables de chaque tâche. Il est également crucial de communiquer de manière transparente les risques avec les parties prenantes.
Un plan de gestion des risques détaillé doit être intégré dans le plan global du projet, et des mécanismes de suivi réguliers doivent être mis en place pour évaluer l’efficacité des mesures d’atténuation.
2- Identifier les risques
La deuxième étape consiste à identifier tous les risques potentiels pouvant affecter le projet. Cela nécessite une analyse approfondie de toutes les parties prenantes impliquées dans le projet afin de repérer les risques associés à chacune d’entre elles. Il est essentiel de prendre en compte tous les risques et d’en établir une hiérarchie.
Des techniques telles que l’analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) et les listes de vérification peuvent être utilisées pour identifier les risques les plus courants. La création d’un registre des risques détaillé permettra de garder une trace de tous les risques identifiés.
3- Évaluer les risques
Après avoir identifié les risques, il est nécessaire d’évaluer leur impact potentiel sur le projet ainsi que leur probabilité de se produire. Cette évaluation permettra de classer les risques en fonction de leur importance et de leur urgence. Des techniques telles que l’analyse qualitative (utilisation d’une matrice d’impact/probabilité) et l’analyse quantitative (analyse des coûts et du calendrier) peuvent être utilisées pour une évaluation plus précise des risques. Cette évaluation facilitera la prise de décisions éclairées quant à la gestion de chaque risque.
Cette étape est nécessairement établie sur la base d’outils de gestion des risques tel que Primavera Risk analysis ou Deltek Acumen Risk.
4- Atténuer les risques
Une fois les risques évalués, il est maintenant temps de développer des stratégies d’atténuation appropriées. Cette étape implique la mise en place de plans d’action visant à réduire l’impact potentiel des risques identifiés.
Les stratégies peuvent varier en fonction de la nature des risques. Il existe plusieurs stratégies d’atténuation des risques, telles que la réduction des risques, le transfert des risques, l’acceptation des risques, etc. Chaque stratégie doit être soigneusement examinée et adaptée aux besoins spécifiques du projet.
5- Surveiller et contrôler les risques
La gestion des risques est un processus continu qui se déroule tout au long du projet. Il est crucial de surveiller en permanence les risques identifiés et les mesures d’atténuation mises en place. Les risques peuvent évoluer au fil du temps et de nouveaux risques peuvent surgir. La surveillance régulière permet de détecter rapidement les changements et de modifier les stratégies d’atténuation en conséquence.
Pour conclure…
En identifiant de manière proactive les risques, en évaluant leur impact potentiel, en développant des stratégies d’atténuation appropriées, en planifiant soigneusement la gestion des risques et en assurant une surveillance continue, les gestionnaires de projet peuvent réduire les conséquences négatives des risques sur le succès du projet.
Il est important de souligner que la gestion efficace des risques doit être un processus continu et intégré tout au long du projet.
En mettant en pratique ces conseils, les gestionnaires de projet peuvent faire face de manière plus efficace aux défis liés aux risques.
