Il s’agit dans cette phase de lancement du projet de définir globalement le projet et d’identifier les parties prenantes. La phase débute par éclaircir les différents objectifs à atteindre, la portée ainsi que les différentes contraintes liées au projet. Cette charte doit ensuite être approuvée par les parties prenantes. Ce plan doit être suffisamment clair pour obtenir l’approbation des parties prenantes avant de passer à l’étape suivante, qui est la phase de planification.
Dans cet article, nous allons voir pourquoi la phase de démarrage du projet est si importante.
Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divise le cycle de vie de gestion de projet en cinq étapes distinctes : lancement du projet, planification du projet, exécution du projet, suivi de projet et clôture du projet.
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En comprenant les différentes phases d’un projet, vous serez en mesure de mieux planifier et organiser votre travail pour atteindre des résultats plus précis et réalistes.
Qu’est-ce que le lancement du projet ?
Le lancement d’un projet est la première phase de la gestion des projets et c’est à ce moment que les entreprises décident si le projet est nécessaire et quel sera son impact bénéfique.
Passer par la phase de lancement avant la phase de planification permet de prendre en compte toutes les informations nécessaires pour élaborer un plan efficace et réaliste
Pourquoi est-ce important ?
- Pour évaluer un projet proposé et déterminer ses attentes, on se base sur l’analyse de la rentabilité et l’étude de faisabilité ;
- La charte du projet et la sélection des parties prenantes doivent être faites afin que tous soient conscients des objectifs à atteindre ;
- Des contrôles réguliers sont effectués pendant et après son exécution pour assurer une bonne communication et garantir sa progression adéquate. Toutefois, il ne faut pas gaspiller du temps ni des ressources inutilement car cela peut nuire aux résultats finaux souhaités par le client.
Une gestion efficace commence donc par un objectif clair qui servira ensuite comme guide tout au long du processus.
1- Création d’une charte de projet ou un business case
Ces deux documents expriment les mêmes idées, à savoir que le business case et la charte de projet sont tous deux utilisés pour présenter des informations clés sur un projet. Cependant, ils diffèrent en ce qui concerne leur portée ou périmètre : alors qu’un business case est généralement utilisé pour les projets plus vastes et complexes, une charte de projet peut être employée pour des projets plus petits.
- Le business case montre comment le projet s’intègre aux stratégies à long terme de l’entreprise. Il explique pourquoi il est nécessaire d’allouer des ressources techniques, financières et humaines à ce projet spécifique afin d’atteindre les objectifs visés.
- La charte de projet identifie la portée/l’objectif, les membres de l’équipe et le calendrier possible du projet.
Un business case ou une charte de projet est conçue pour satisfaire la haute direction et leur permettre d’approuver le projet. Elle ne contient aucune information technique, mais se concentre sur les aspects commerciaux, en mettant l’accent sur les risques financiers et commerciaux possibles.
2- Définir les principales parties prenantes
Après avoir créé le document en question, vous devez déterminer qui doit approuver votre charte de projet ou business case. Il s’agit des principales parties prenantes.
Le chef de projet doit gérer efficacement les communications et négociations avec les parties prenantes du projet.
Les parties prenantes sont définies par le PMBOK comme étant toute personne susceptible d’être affectée ou ayant un impact sur le projet.. Et ces parties prenantes peuvent être internes ou externes à l’organisation et ont des besoins différents en matière de communication. Il est donc important que le gestionnaire de projet tienne un registre des parties prenantes afin de déterminer la fréquence et les moyens adéquats pour communiquer avec chacune d’elles selon son influence et son intérêt pour le projet.
3- Réalisation d’une étude de faisabilité
La prochaine étape est de calculer la probabilité de succès du projet en tenant compte des facteurs pertinents. Cette analyse examine les contraintes et les hypothèses du projet afin de déterminer si le projet vaut la peine d’être poursuivi ou non.
Une étude de faisabilité évalue la possibilité que votre projet réussisse. Si vous pouvez dire oui, alors vous avez toutes les raisons d’aller de l’avant. Sinon, vous pouvez réadapter le plan en conséquence ou saisir une autre opportunité.
4- Constitution de l’équipe projet
Sans équipe de projet, aucun projet ne peut être lancé. Un élément clé de la phase de lancement du projet est la formation d’une équipe de projet opérationnelle et l’attribution des rôles et des responsabilités. L’attribution précoce des rôles et des responsabilités accroît également la responsabilité globale de l’ensemble de l’équipe et peut vous aider, en tant que chef de projet, dans les dernières étapes du cycle de vie du projet.
Il faut réfléchir également à l’outil sur lequel votre équipe travaillera ensemble sur les tâches quotidiennes. Par exemple, si vous optez pour un logiciel de gestion, sur quel outil vous appuyer pour la gestion de votre projet et quelles méthodes pour réaliser vos projet ? Il existe notamment le logiciel Primavera P6, Oracle Primavera Cloud ou encore Deltek Acumen.
Pour toute clarification ou conseil en planification de projet, n’hésitez pas de prendre contact avec nos services. Nous prendrons le temps pour échanger et vous accompagner en intégration des solutions pour le pilotage de vos projets, ou…
