In principle, a project must be completed according to the deadlines established in the initial contract. However, it is common for projects to experience delays, leading to cost overruns and time extensions, which force the company to initiate negotiations regarding key contractual deadlines or the payment of penalties for delays on these same deadlines.
It is therefore crucial for the company to be able to propose estimates that securely account for the project’s schedule and budget. Detailed planning and the division of tasks by phase or work package are essential tools for engineers and cost estimators, allowing them to evaluate different options to meet the set deadlines and budgets.
Construction projects are often subject to unforeseen events that can cause delays in completing certain tasks, which can, in turn, drive up project costs. It is therefore vital to establish a risk management process in advance, aligned with project planning, to ensure that contractual commitments are met as much as possible.
Project owners are increasingly demanding proactive risk management during the proposal phase to assess how effectively companies anticipate and respond to potential uncertainties.
Why conduct a Monte Carlo simulation related to costs and scheduling?
Monte Carlo simulation is particularly useful in project management for cost and schedule analysis for several reasons:
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Uncertainty: Projects often involve significant uncertainties in cost and time estimates. Monte Carlo simulation allows for modeling and analyzing the impact of this uncertainty on the overall project.
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Probabilistic Analysis: Instead of relying on a single “average” or “most likely” scenario, Monte Carlo simulation generates numerous possible scenarios, taking into account the variability in the costs and durations of different tasks. This provides a distribution of potential outcomes, offering better insight into the associated risks.
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Quantitative Results: This method provides quantitative results, such as probabilities of completion within a certain timeframe or budget, helping in making informed decisions.
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Risk Identification: The simulation helps identify tasks that have the greatest impact on the project’s schedule and costs, enabling a focused risk management effort where it’s most needed.
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Improved Planning: By visualizing the impact of various uncertainties, managers can better plan the necessary time and budget buffers.
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Strategic Decision-Making: Organizations can use simulation data to make strategic decisions, such as resource allocation, adjusting deadlines, or defining contractual commitments.
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Communication: Simulation results can also be used to communicate with stakeholders, illustrating risks and uncertainties clearly and comprehensibly.
To establish an effective risk analysis with Oracle Primavera Risk Analysis, MESLI Consulting proposes the following steps:
Les étapes sont comme suit :
- Planification (vérification du planning avec l’option Schedule check ou avec l’outil Deltek Acumen Fuse)
- Affectations des ressources dans Primavera Risk Analysis et Budgétisation (ressources)
- Analyse d’incertitudes (durées)et simulation de Monte Carlo
- Registre des risques (évaluation)
- Simulation (Monte Carlo) en phase Pré mitigation
- Simulation en phase Post mitigation
- Analyse des risques (rapports, analyseur de distribution, graphiques tornade, diagramme de dispersion)
- Plan d’intervention (contrôle des risques)
Quelle est la différence entre l’incertitude et le risque ?
A) L’incertitude est inhérente à une tâche.
Exemple : le terrassement d’une tranchée est prévu pour 10 jours. Cela peut ne prendre que 8 jours ou peut prendre jusqu’à 12 jours.
Nous utiliserons l’analyse de la distribution en trois points pour obtenir une meilleure estimation
B) Les risques sont des événements qui peuvent ou non, se produire et qui pourraient affecter une tâche.
1- Il peut modifier l’effet sur la durée, le coût et la qualité d’une tâche.
Exemple : il y a 5% de risque d’inondation, ce qui pourrait retarder le creusement de la tranchée de 5 à 8 jours.
2- Elle peut changer la séquence des activités.
Exemple : il y a 15 % de chances qu’il y ait des problèmes d’alimentation avec une pompe, ou son remplacement avec une nouvelle spécification pourrait entraîner une modification de la conception des équipements d’alimentation électrique.
Analyse qualitative
L’analyse qualitative classe les risques selon un ordre de priorité déterminé par leur sévérité. Cela prépare le terrain pour une analyse quantitative plus détaillée. Les résultats de cette première analyse seront présentés dans le tableau qui suit.
Une fois les réglages effectués et les durées optimiste et pessimiste calculées, ces trois estimations sont saisies dans le programme. On procède alors à une simulation de Monte-Carlo, réalisée sur une fourchette de 500 à 1000 itérations. Le tableau qui suit illustrera le processus de calcul des durées obtenues par cette simulation.
Tornado – trouver la priorité pour les risques
1- A propos de la sensibilité
La sensibilité peut être mesurée en fonction du coût et de la durée de chaque tâche. Elle donne une indication de l’incidence du coût et de la durée d’achèvement du projet dans son ensemble.
Elle peut être utilisée pour identifier les tâches les plus susceptibles d’impacter votre projet. Les valeurs de sensibilité pour chaque tâche peuvent être affichées dans une colonne du diagramme de Gantt ou dans le graphique Tornade.
2- Sensibilité de la durée par défaut
La sensibilité à la durée représente la corrélation entre la durée d’une tâche et la durée du projet.
La tâche dont la sensibilité à la durée est la plus élevée est celle qui est la plus susceptible d’augmenter la durée du projet.
3- Sensibilité aux coûts par défaut
La sensibilité au coût représente la corrélation entre le coût d’une tâche et le coût du projet.
Diagramme de dispersion
Le diagramme de dispersion montre la relation entre deux résultats d’une analyse de risque. Chaque point du diagramme de dispersion représente deux valeurs pour une itération de l’analyse de risque. Le nombre total de points est égal au nombre d’itérations effectuées dans l’analyse de risque.
Flux de trésorerie (Cashflow) probabiliste
Les prévisions critiques, la budgétisation à long terme et les rapports du EVMS sont communiqués par le biais du flux de trésorerie probabiliste.
En plus des options de rapport, l’outil inclut la possibilité de filtrer le flux de trésorerie probabiliste en fonction de ressources/catégories de coûts spécifiques au sein du plan de projet.
Éléments et étapes importants du registre des risques
- Coût (impact sur le budget des tâches, WBS ou du projet)
- Planification (impact sur la durée des tâches, des WBS ou du projet)
- Performance (critères d’acceptation)
- Portée (modification de la portée d’une tâche ou d’un projet)
- Qualité (conduisant à une qualité inférieure ou supérieure)
- La quantification des risques : Probabilité et impact
- Analyser la matrice
- Assignation quantitative
- Construire un plan de risque d’impact
L’outil le plus simple et le plus connu pour l’analyse des risques est la matrice des risques ou matrice d’évaluation des risques.
La matrice des scores doit être paramétrée en amont. Celle-ci se schématise
Contents of a Risk Register
- Owner – Who is responsible for managing the risk (optional).
- Cause – Details of what caused the risk (optional).
- Description – A description of the risk (optional).
- Effect – Details on the effect or impact of the risk (optional).
- RBS (Risk Breakdown Structure) – A text field for categorizing the risk by type (optional), such as: organizational, environmental, political, economic, operational, or technological.
- Status – Indicates whether the risk is proposed, open, rejected (closed), managed (closed), or impacted (closed). Closed risks are not used in the analysis. Open and proposed risks can optionally be included or excluded in the impacted risk plan.
- Manageability – The extent to which the risk can be managed. This can be customized in risk scoring and used to adjust the risk ratings (optional).
- Proximity – How soon the risk might occur. This can be customized in the risk scoring (automatically calculated).
- Start Date – The expected start date of the risk.
- End Date – The date when the risk is expected to end.
- Exposure – Used to record the project’s exposure to risk. See the Risk Register for details.
- Quantitative Tab – Include the risk in the Quantitative Tab. Risks not intended to be linked to project tasks can be unchecked, shortening the risk list in the quantitative tab.
- Quantified – Check this box to allow customization of the risk’s impact on individual tasks based on qualitative defaults.
Example of a Risk Register:
Response Strategies:
- Avoidance – Change the plan to eliminate the risk or protect the project from its impact.
- Mitigation – Take action to reduce the probability or impact of the risk.
- Transfer – Shift the risk to a third party (e.g., through insurance or contracts).
- Acceptance – Acknowledge the risk and prepare to deal with its potential impacts.
These components help ensure a structured approach to identifying, analyzing, and responding to risks, which is essential in project risk management.
Points importants de l’évaluation des risques
MESLI Consulting propose les directives suivantes à prendre en compte lors de l’attribution et de l’analyse des risques dans un projet :
L’objectif de l’analyse des risques de planification – les trois points
– Quelle est la probabilité pour que le projet soit livré à temps ?
– Quels sont les risques les plus importants à atténuer ?
– Les distributions de probabilités doivent être combinées avec la simulation
– La date d’achèvement la plus probable, la date P-80
Analyses de risques projet
Rassembler des données de qualité sur les risques liés à la planification des projets
– Collecte des données liées au planning
– Entretiens afin d’avoir les informations
Criticité des risques
– Quels sont les risques liés au planning ?
– Quelles sont les activités susceptibles de retarder le projet ?
Les contraintes et leurs effets sur l’analyse des risques
– Pourquoi les contraintes ne sont pas recommandées pour la simulation ?
– Traitement des corrélations dans la simulation
La méthode des facteurs de risque qui utilise le registre des risques
– Nouvelle méthode pour gérer l’incertitude sur les durées des tâches
– Utiliser directement le registre des risques
– Assigner les risques aux tâches et simuler
Conclusion
MESLI Consulting a élaboré une méthode d’analyse des risques sophistiquée destinée à la gestion de la planification de vos initiatives. Nous offrons des évaluations de risques sur mesure pour apprécier la durée d’exécution et pour garantir les estimations financières de vos projets. Cet outil est idéalement conçu pour des projets de grande envergure et de complexité, à l’instar des projets du Grand Paris Express ou de grands projets industriels.
L’identification des risques se fait par une double approche : une analyse approfondie de la documentation et des interviews ciblées avec les membres clés du projet. Nous considérons comme risque tout élément susceptible de retarder une activité, méritant une attention particulière pour prévenir tout impact sur la progression fluide du projet et respecter les échéances déterminées dans l’accord contractuel entre les parties impliquées : le maître d’ouvrage, le maître d’œuvre et l’entreprise titulaire.
