Pour les grands projets d’investissement, les retards par rapport aux délais contractuels peuvent chiffrer à plusieurs centaines de milliers d’euros. En fait, pour un projet de taille moyenne, même un dépassement de 10 % peut impacter la rentabilité de vos projets. Si nous extrapolons ce chiffre au retard moyen de 20 % enregistré par la plupart des projets, nous obtiendrons une perte considérable. Ainsi, vous vous retrouvez face à une perte importante qui impactera les résultats de l’entreprise.
Dans ce livre blanc, nous explorons le véritable coût des retards et leurs conséquences sur des projets. Puis, nous vous proposerons une solution alternative afin d’anticiper les dépassements budgétaires.
Sommaire
I – La probabilité de retards et des dépassements de coûts projets actuels
II- Les principales causes de retard de projet
III- Recadrer un projet ayant dérapé
IV- Une bonne planification
I- La probabilité de retards et de dépassements de coûts dans les projets actuels
Vous pensez peut-être que les effets d’un projet qui échoue ne se font sentir qu’au niveau individuel ? Mais la vérité est que les retards et les dépassements de coûts sont ressentis dans toute l’entreprise. Cela se répercute, depuis l’équipe de direction jusqu’aux ingénieurs sur le terrain. Selon les recherches effectuées par l’Institut de l’industrie et de la construction (voir figure 1), les projets commencent généralement sur la bonne voie. Cependant, un événement majeur et généralisé peut impacter le projet et les équipes ne seront pas en mesure de remettre le projet complétement sur la bonne voie. Pourquoi ? Il est beaucoup plus facile de commencer un projet complexe que de le terminer. Et la réalité est que la plupart des prévisions et hypothèses prises en compte ne sont pas très fiables. Une fois qu’un événement majeur se produit, il devient compliqué de rattraper une situation ou un problème le mois suivant ainsi les retards sont inévitablement avérés.
Figure 1 : Courbe de prévision des projets du Construction Industry Institute
Ces retards continus entraînent directement des dépassements de coûts. Prenons l’exemple d’un projet dont la valeur contractuelle est de 50 millions d’euros et la durée est de 24 mois. Cela représente une valeur par jour de 68 493 euros. Si l’on tient compte d’un retard moyen de 20 %, le coût moyen du retard est d’un peu moins de 10 millions d’euros. Imaginez que vous disiez à votre client que son projet de 50 millions d’euros va en fait coûter 60 millions d’euros. Vous feriez mieux d’être prêt à répondre à des questions difficiles sur la façon dont ces coûts vont être récupérés et où ils vont l’être. Ce qui est difficile à gérer et à justifier pour les équipes de projet.
Rattraper physiquement un projet nécessite beaucoup d’énergie et il est parfois très difficile de revenir dans les délais contractuels tels que prévu dans le planning de référence.
II- Les principales causes de retard d’un projet
Les raisons de retard au projet sont multiples, cependant, nous retenons 3 points essentiels :
1. Difficulté de communication
Si vous êtes dans une très petite entreprise la communication est plus facile et il y a moins d’intermédiaires.
Cependant, la majorité des entreprises sont réparties entre plusieurs sous-organisations où parfois la communication est difficile. L’interprétation peut varier d’une organisation à une autre. La communication digitale a fait des progrès considérables au cours des deux dernières décennies, ce qui n’empêche pas les difficultés de communication entre diverses organisations.
2. Différences de processus
Dans la plupart des organisations, plusieurs parties prenantes peuvent être impliquées dans un même projet, depuis la phase lancement de projet, l’ingénierie et les achats jusqu’aux équipes de contrôle du projet et/ou aux sous-traitants. Chacune des équipes peut utiliser différentes méthodes et outils pour effectuer son travail quotidien avec des fonctions d’exportation de données et de reporting différentes. Cela rend donc difficile la consolidation des informations et la vue d’ensemble de l’état du projet en temps réel.
3. Manque de visibilité sur le projet
Un projet peut être piloté sans aucune visibilité. Malgré un planning et une liste des tâches définies au préalable lors du commencement du projet, il est fréquent qu’ils ne soient jamais ou rarement mis à jour. Les équipes n’ont donc pas toujours de visibilité sur les tâches à prioriser.
Pour les moyennes et grandes entreprises, dans des circonstances normales, obtenir l’état d’avancement d’un seul projet peut prendre jusqu’à deux semaines. Pourquoi ? En raison des difficultés liées à l’organisation du projet. Un chef de projet doit passer d’innombrables heures à relancer les personnes, à rassembler des feuilles de calcul et des courriels, et à assurer le suivi d’informations incomplètes ou tardives. Et après avoir pris en compte les avancements, il est déjà temps de recommencer le processus pour la prochaine mise à jour ! Le problème est aggravé lorsque vous réalisez qu’au moment où les décideurs reçoivent l’état actuel du projet, il peut être trop tard pour détecter un retard ou un dépassement de coût.
III- Recadrer un projet ayant dérapé
Votre projet a dérapé, que faire ? Deux grandes options s’offrent à vous : revenir dans les temps ou prendre du retard. Le choix, cependant ce n’est pas aussi simple qu’il y paraît. Pour respecter le calendrier des études et des travaux, vous devrez peut-être augmenter les ressources. Mais aussi, réduire la portée du projet, sacrifier la qualité et/ou approuver des changements. D’un autre côté, un retard peut avoir des répercussions. Par exemple, le mécontentement du client, le paiement de pénalités, une diminution des commandes répétitives et/ou un conflit avec les sous-traitants. L’idée est d’investir dans une planification de référence robuste et de bonne qualité afin de pouvoir répondre aux besoins du projet.
IV – Une bonne planification
Alors, comment faire pour établir la bonne planification dès le départ ? La réussite constante d’un projet commence par l’établissement d’un calendrier solide. Deltek Acumen Fuse ® peut vous aider à diagnostiquer et à résoudre les problèmes de planning en quelques minutes pour vous assurer que vous démarrez et terminez votre projet du bon pied. Grâce à ses analyses avancées, les lacunes du planning sont rapidement et facilement identifiées avant la validation de votre référence.
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