La gestion de projet peut être complexe et imprévisible, ce qui peut entrainer des retards, des dépassements de budget et des résultats insatisfaisants. Pour éviter ces problèmes, il est important de combiner la gestion de projet avec la gestion de contrat. En effet, la gestion de contrat permet de définir clairement les obligations et les responsabilités de chaque partie, ainsi que les conditions de réalisation du projet. Cette combinaison entre la gestion de projet et la gestion de contrat peut améliorer la prévisibilité de projet et garantir le respect des engagements contractuels.
La prévisibilité de projet est un enjeu majeur pour les entreprises et les organisations qui cherchent à réaliser des projets dans les délais impartis et avec les ressources allouées. Cependant, la prévisibilité de projet peut être malmenée par des facteurs internes et externes tels que les changements de projet de priorités, les imprévus, les retards de livraison, les conflits d’intérêts, etc. Afin de garantir la prévisibilité de projet, il donc nécessaire de mettre en place les outils et les méthodes de gestion efficaces.
C’est là que la combinaison entre la gestion de projet avec la gestion de contrat intervient. En effet, la gestion de projet permet de définir clairement les objectifs, les livrables, les délais et les coûts du projet, ainsi que les modalités de suivi et de contrôle. Elle permet également de prévoir les risques et les aléas du projet et de mettre en place des mesures correctives en cas de dérive.
Avant de voir ensemble pourquoi la gestion de contrat est essentielle en gestion de projet, nous allons voir brièvement les fondements de la gestion de projet et les fondements de la gestion de contrat.
1- Les fondements de la gestion de projet
La gestion de projet est une discipline essentielle qui vise à planifier, organiser, exécuter et contrôler les activités d’un projet pour atteindre ses objectifs dans les limites de temps, de coût et de qualité définie. Pour comprendre pleinement la valeur de la combinaison entre la gestion de projet et la gestion de contrat, il est crucial de bien saisir les principes fondamentaux de la gestion de projet.
Principes de base de la gestion de projet :
– Définition claire des objectifs : Tout projet doit avoir des objectifs clairement définis et mesurables (livraison dans les délais et le budget, satisfaction des parties prenantes, qualité du livrable, optimisation des ressources)
– Planification rigoureuse : Elle implique l’identification des tâches, la définition des délais, l’estimation des coûts et l’allocation des ressources nécessaires.
– Gestion des risques : Une gestion de projet efficace inclut l’identification, l’évaluation et la gestion proactive des risques pour les atténuer autant que possible.
– Communication aux équipes : Toutes les parties prenantes doivent être informées de l’avancement du projet, des changements potentiels et des problèmes rencontrés.
– Suivi et contrôle du projet : Surveiller en permanence l’avancement du projet par rapport au plan initial.
2- Les fondements de la gestion de contrat
La gestion de contrat est une discipline clé dans le monde des affaires et des projets visant à créer, gérer et exécuter des contrats de manière efficace et efficiente. Comprendre les bases de la gestion de contrat est essentiel pour apprécier son rôle crucial dans la gestion de projet.
Rôle crucial des contrats dans les projets
Les contrats sont le fondement juridique des projets et des engagements professionnels. Ils établissent les droits, les obligations et les responsabilités de toutes les parties impliquées.
Quelques aspects fondamentaux de la gestion de contrat :
– Définition des attentes : cela inclut les livrables tel que la gestion documentaire, les délais, les coûts et d’autres paramètres essentiels du projet.
– Réduction des risques : les risques aux projets sont inévitables. La gestion de contrat permet d’identifier et de gérer et minimiser les risques.
– La gestion de la relation client : afin de maintenir la bonne relation avec les clients tout au long du projet. L’objectif est de fidéliser le client et de se positionner sur d’autres projets.
– L’administration du contrat et la validation des travaux supplémentaires
– Gestion des coûts et préserver la marge du projet : Contrôle des coûts en définissant les tarifs, les paiements échelonnés et les pénalités en cas de dépassement budgétaire.
– Les gestions de la sous-traitance : Pour s’assurer que les parties externes aux projets contribuent de manière positive aux objectifs du projet
– Engagement contractuel : Les contrats engagent les parties contractantes à respecter leurs engagements.
La gestion de projet et la gestion de contrat sont deux domaines qui, bien que distincts, se rejoignent de manière significative dans le cadre de la réalisation de projets réussis. Comprendre comment ces deux mondes convergent est essentiel pour exploiter pleinement leur potentiel synergique.
A- Les avantages de la combinaison entre la gestion de projet et la gestion de contrat pour la prévisibilité de projet
1- Une meilleure définition des objectifs et des livrables
La gestion de contrat permet de définir clairement les objectifs et les livrables du projet, ainsi que les conditions de réalisation. Cela permet de mieux planifier les étapes du projet et de garantir leur réalisation dans les délais impartis.
2- Une meilleure gestion des risques
La gestion de contrat permet d’identifier les risques et les aléas du projet et de mettre en place des mesures correctives en vas de dérive. Cela permet de réduire les risques de retard ou de dépassement de budget et d’assurer la prévisibilité de projet.
3- Une meilleure communication entre les parties prenantes
La gestion de contrat permet de définir clairement les obligations et les responsabilités de chaque partie, ainsi que les modalités de suivi et de contrôle. Cela favorise une communication fluide et transparente entre les parties prenantes et permet de résoudre rapidement les éventuels problèmes.
4- Une meilleure gestion des coûts
La gestion de contrat permet de définir également les coûts du projet et les modalités de paiement. Cela permet de mieux contrôler les dépenses et d’assurer la prévisibilité des coûts du projet.
5- Une meilleure gestion des délais
La gestion de contrat permet également de définir clairement les délais du projet et les modalités de suivi et de contrôle. Cette définition permet de mieux planifier les étapes du projet et de garantir leur réalisation dans les délais impartis.
B- Pourquoi la gestion de contrat est essentielle en gestion de projet ?
Intégrer la gestion de contrat dans la gestion de projet apporte de nombreux avantages :
1- Prévisibilité accrue
La gestion de contrat contribue à la prévisibilité en clarifiant les obligations, les délais et les coûts, ce qui permet de mieux anticiper les résultats du projet.
2- Gestion des litiges
En établissant des mécanismes de résolution des conflits, la gestion de contrat aide à résoudre rapidement les désaccords et les litiges qui pourraient autrement perturber le projet.
3- Optimisation des ressources
La gestion de contrat permet de gérer efficacement les ressources financières et humaines en définissant des mécanismes de paiement, des clauses de changement de portée et des pénalités en cas de non-respect des termes contractuels.
4- Responsabilisation
Les contrats attribuent des responsabilités claires, ce qui favorise la responsabilisation des parties contractantes et réduit les risques de non-conforme.
Pour conclure, la combinaison de la gestion de projet et la gestion de contrat est un facteur clé de succès pour le management des projets et le respect des engagement contractuels. Elle apporte la prévisibilité, la rentabilité, une gestion plus efficace des risques et une collaboration améliorée. Ce qui en fait une approche essentielle pour les organisations qui cherchent à optimiser leurs projets et à atteindre leurs objectifs avec succès.
En investissant dans cette convergence, les professionnels de la gestion de projet peuvent créer un avantage concurrentiel et réaliser des projets plus performants dans les limites des plannings validés en amonts.
