Dans cette étape de planification projet, vous devrez établir des budgets, des objectifs sur la base de jalons contractuels, ainsi que les sources et les documents nécessaires. Vous devrez également mener une analyse des risques et des opportunités, mettre en place la procédure de gestion du changement et élaborer des directives de communication dans la cadre du projet. En d’autres termes, déterminer les tâches à assigner à votre équipe équivaut à rassembler les forces lors de la phase d’initiation.
La phase de planification est cruciale dans la gestion de projet, car elle permet de donner forme au projet et de définir les objectifs, les livrables et les tâches nécessaires pour les atteindre. Elle implique une collaboration étroite entre les membres de l’équipe et peut prendre du temps et demander beaucoup de travail, mais elle est indispensable pour assurer le succès du projet.
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Qu’est-ce que la planification de projet ?
La planification de projet est une discipline qui vise à déterminer les étapes et les ressources nécessaires pour mener à bien un projet dans un délai imparti. Pour ce faire, une méthode de planification de projet est utilisée pour décomposer le processus en différentes étapes.
C’est la phase qui vient juste après la phase de lancement de projet.
Au cours de la phase de planification, vous établirez les étapes nécessaires pour parvenir aux objectifs du projet avec une indication du chemin critique du projet..
Pendant cette phase de planification du projet, les membres de l’équipe se focalisent sur les exigences, les tâches, les délais et les activités précises. Le chef de projet travaille en collaboration avec chaque membre de l’équipe afin de valider la conception, établir la liste de tâches correspondant aux limites de prestations et fixer le budget du projet.
Les étapes suivantes sont essentielles à la réussite de la planification d’un projet
1- Définir les objectifs du projet
La planification de projet commence par une étape cruciale : la définition précise des objectifs et des résultats escomptés. Les membres de l’équipe doivent s’accorder sur ces objectifs et sur les méthodes de mesure à mettre en place. Il est primordial que ces objectifs soient clairs et quantifiables, de façon à ce que chacun sache ce qu’il doit accomplir et puisse évaluer sa propre contribution.
Ainsi, il est essentiel de définir dès le début du projet les objectifs à atteindre ainsi que l’organisation des personnes responsables pour la production.
Il existe plusieurs stratégies pour aider à cette planification, nous retiendrons la stratégie SMART.
La méthode des objectifs SMART, qui se traduit par :
- Spécifique : L’objectif doit être clairement défini en précisant les actions à réaliser, les personnes responsables et la méthode à suivre. Il est important d’éviter toute ambiguïté.
- Mesurable : L’objectif doit préciser les résultats attendus en termes de quantité, de qualité, de coût, et autres.
- Atteignable : L’objectif doit être réalisable avec les ressources actuellement disponibles afin de motiver le personnel à y adhérer.
- Réaliste : L’objectif doit être pertinent et cohérent avec le poste occupé, le service auquel la personne appartient et les objectifs globaux de l’entreprise.
- Temporellement défini : Il est important de définir une échéance précise pour la réalisation de l’objectif. Il est également recommandé de le diviser en étapes clés, chacune ayant une date limite, pour faciliter le suivi.
Cette méthode est hautement appréciée par les équipes de projet en raison de sa capacité à favoriser la communication, à faciliter l’établissement d’une feuille de route précise et à suivre les indicateurs de performance.
2- Définir les livrables du projet
La deuxième phase consiste à identifier les livrables, qui sont les résultats concrets tels que des produits, des rapports ou des services. Les membres de l’équipe doivent déterminer quels livrables sont nécessaires pour atteindre les objectifs du projet et établir des critères de qualité pour chaque livrable afin de garantir une production conforme aux normes élevées.
- Comment souhaitez-vous enrichir le système en termes de fonctionnalités ?
- Quelles sont les tâches que le système doit accomplir ?
- Quels sont les livrables à fournir tout au long du projet ?
- Comment allez-vous prouver aux parties prenantes que leurs exigences ont été satisfaites ?
- Quelle documentation sera nécessaire pour soutenir le système une fois qu’il sera déployé ?
3- Définitions des tâches
La troisième phase consiste à identifier les tâches requises pour atteindre les objectifs du projet. Les membres de l’équipe doivent déterminer les responsabilités de chacun et les ressources nécessaires pour mener à bien ces tâches. Il est crucial de définir les liens de dépendance entre les différentes tâches pour garantir une progression fluide du projet.
4- Élaboration d’un plan de projet détaillé
Le plan de projet doit contenir des informations détaillées sur les tâches à réaliser, les relations de dépendance entre elles, ainsi que les dates de début et de fin prévues pour chacune d’entre elles. Il doit également prendre en compte les ressources nécessaires et les coûts associés. En outre, le plan doit inclure une évaluation des risques et une stratégie pour les gérer.
5- Définition des rôles et des responsabilités de chaque membre de l’équipe
Il est primordial que chaque membre de l’équipe se voie attribuer un rôle précis et des tâches bien définies. Il est crucial que chacun comprenne parfaitement son rôle et ses responsabilités pour garantir une progression efficace du projet.
6- Établir un budget
Il est important de recueillir des informations sur le coût du projet et d’établir un budget estimé afin de permettre à l’équipe de comprendre les ressources nécessaires pour mener à bien le travail. Lors de la définition du budget initial, il est préférable d’utiliser des fourchettes plutôt que des valeurs absolues.
En plus des coûts directs payés aux fournisseurs, il est important de prendre en compte les coûts indirects tels que la baisse de productivité des employés durant la période d’apprentissage des nouveaux logiciels, ainsi que les bénéfices que le système pourra générer à long terme.
7- Identifier les risques
Identifiez les risques potentiels de votre projet en envisageant les éventualités où les délais ou les coûts dépassent les estimations initiales. Élaborez des plans d’urgence pour faire face à ces risques et garantir la réussite du projet.
8- Obtenir l’approbation du plan de projet
La dernière étape est d’obtenir l’approbation du plan élaboré. Pour ce faire, il est nécessaire de présenter le plan aux différentes parties prenantes telles que les clients, les sponsors du projet et les membres de l’équipe. Cette approbation est cruciale car elle garantit que toutes les parties prenantes ont bien compris les objectifs, les livrables, les tâches et les responsabilités du projet.
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